1. Dezember 2017

Übersicht Case Study / Anwenderberichte

softgate-archiv reduziert die Papierflut drastisch
Es liegt in der Natur des Forderungsmanagements, sehr viel Schriftverkehr in Form von Papier zu produzieren. Von jeher war und ist es die Philosophie von Bayh & Fingerle, die Kommunikationswege möglichst kurz und damit effizient zu halten, und somit auch den Kunden durch die zügige und zuverlässige Durchsetzung von Forderungen entgegenzukommen.
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softgate-archiv und Kofax Capture im Einsatz bei der BID Unternehmensgruppe
Zur Entlastung der Branchenlösung (IKAROS von Ferber-Software) und zur revisionssicheren Archivierung der Dokumente suchte BID ein Dokumenten- Management-System. Maßgebliches Kriterium für den Einsatz war hierbei die Möglichkeit der Integration als elektronisches Archiv in die eingesetzte Inkasso-Lösung IKAROS. Weitere Anforderungen von Seiten BID waren geringer Administrationsaufwand, hohe Performance und ein Höchstmaß an Sicherheit bezüglich Zugriffsrechten. Dabei musste der Zugriff auf Informationen durch externe Mitarbeiter gewährleistet sein.
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softgate-archiv im Einsatz bei DEBIN
Zur Optimierung der Arbeitsprozesse suchte DEBIN eine Lösung, die schnell und einfach in die eingesetzte Inkassosoftware IKAROS von Ferber- Software integrierbar war. Arbeitsabläufe, die bisher rein manuell mit einem einzelplatzbasierten, nicht mit IKAROS verknüpften DMS-System abgearbeitet wurden, sollten effizienter werden. So waren z.B. bei Aktenanfragen durch die Sachbearbeiter jeweils lange Rückholzeiten für Akten aus dem Papierarchiv einzuplanen und der unmittelbare Zugriff der Sachbearbeiter auf diese Akten nicht möglich.
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Digitale Postbearbeitung mit Kofax Lösung
Für den Bedarf Dokumenteneingangs-Prozesse vollständig digital abzubilden, wurde gemeinsam mit softgate eine Lösung gefunden, die die notwendige Infrastruktur sowie die Voraussetzungen schafft, Dokumente zentral sowie dezentral aus den Filialen an geeigneter Stelle elektronisch zu erfassen und für die weitere Bearbeitung digital bereitzustellen.
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softgate-archiv im Einsatz bei Eurofighter
Ein Extranet verbindet die Münchner mit den Produktionsstandorten der vier Partnerfirmen. Der gesamte Datenverkehr innerhalb des Industriekonsortiums von Eurofighter unterliegt strengsten militärischen Sicherheitsvorschriften. Das Management des Vier-Nationen-Projekts bringt einen hohen Kommunikationsaufwand mit sich – sowohl nach außen zu den verschiedenen Produktionsstandorten, Herstellerfirmen und Kundenorganisationen als auch nach innen. Daraus resultiert ein stetig wachsendes Dokumentenvolumen, das zudem permanent verfügbar sein muss. Die Notwendigkeit, im Bereich Archivierung und Dokumentenmanagement zu investieren, zeigte sich damals auf verschiedenen Gebieten.
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Revisionssichere Ablage steigert die wirtschaftliche Effizienz
Der Einsatz von softgate-archiv lohnt sich auch für kleinere Inkasso- Unternehmen

Um der immensen Papierflut im Inkassogeschäft unter Einhaltung der strengen rechtlichen Vorschriften zur Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen Herr zu werden, entschied sich die Inkassounternehmen Decker- Fischbeck GmbH bereits im Jahr 2006 für den Einsatz von softgate-archiv.
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Kofax Capture und softgate-archiv im Einsatz bei First Debit
Als wachsendes, innovatives Inkassounternehmen hat sich First Debit Anfang 2015 bewusst für die hochprofessionellen
Lösungen von softgate entschieden. Insbesondere die revisionssichere Datenspeicherung und die Skalierbarkeit waren für die Entscheidung für softgate-archiv ausschlaggebend.
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Leistungsfähige Prozessoptimierung durch den Einsatz von softgate-archiv
Nach 20 erfolgreichen Jahren im Inkassogeschäft sah sich INTERWEGA immer größeren manuellen Tätigkeiten, unter anderem durch die Bearbeitung von Papierdokumenten, gegenübergestellt. Um die Bearbeitung der Kundenanfragen effizienter und schneller abwickeln zu können sowie die Archivierung der platzraubenden Papierdokumente zu bewältigen, wurde eine Lösung gesucht.
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Effiziente Unterstützung der Branchenlösung bei Legial AG
softgate-archiv im Zusammenspiel mit Kofax Capture und IKAROS

Als die Legial AG Anfang 2007 die Abwicklung des Forderungsmanagements auf die Inkasso-Lösung IKAROS vom Marktführer Ferber-Software umstellte, stand bereits fest, dass zusätzlich eine zuverlässige und leistungsstarke Lösung zur revisionssicheren Archivierung.
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Automatisierte Dokumentenerfassung optimiert die Arbeitsabläufe bei Max Bögl
Als eines der größten Bauunternehmen Europas, mit durchschnittlich über 100 Baustellen zur gleichen Zeit, gehen bei Max Bögl täglich hunderte von Papierdokumenten ein. Diese Dokumente sind zum einen personalspezifische Unterlagen, die in der Zentrale in Sengenthal verarbeitet werden, und zum anderen vielfältige Dokumente des Arbeitsalltags,wie z.B. Rechnungen, Protokolle, Quittungen auf den vielen Baustellen vor Ort.
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Regelbasierte Eingangsrechnungserfassung bei der Messe München AG mit Kofax Capture
Messe München erhält jedes Jahr ca. 300.000 Rechnungen. In der Vergangenheit dauerte die Bearbeitung aus rein logistischen Gründen drei bis vier Wochen. Auch der Platz für die Archivierung wurde immer knapper und das Problem der Recherche nach einzelnen Rechnungen immer akuter. Selbst Buchprüfungen entwickelten sich zu einer echten Herausforderung für alle beteiligten Mitarbeiter.
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Digitalisierung im Labor unterstützt Qualitätssicherung und Mitarbeiter beim Arbeiten unter GLP – Dokumentendigitalisierung mit Kodak Capture Pro
Im Zuge der globalen Digitalisierung setzt die Noack Laboratorien GmbH auf Lösungen von softgate und Kodak Alaris. Im Vordergrund steht die Erfassung und sichere und unveränderbare Archivierung der papiergebundenen Prüfunterlagen und Arbeitsanweisungen. Die vielseitigen Prüfunterlagen sind in einzelne Kapitel unterteilt – diese sollen ebenso im Digitalisat vorhanden sein.
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BayWa AG digitalisiert mit Kofax-Technologie über 200.000 Lieferscheine pro Monat
Anfang 2011 hat die RI-Solution GmbH als IT-Dienstleister der BayWa AG gemeinsam mit softgate ein umfangreiches Kofax Projekt bei der BayWa AG realisiert. Die BayWa AG, ein internationaler Handels- und Dienstleistungskonzern, digitalisiert mit Kofax-Technologie über 200.000 Lieferscheine pro Monat.
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Mehr Effizienz im Forderungsmanagement Anwenderbericht bei TESCHINKASSO
Im Herbst 1999 fiel bei TESCHINKASSO Forderungsmanagement GmbH die Entscheidung, ein „papierloses“ Unternehmen zu werden und dadurch die Geschäftsabläufe effizienter und schneller zu gestalten. Ein leistungsstarkes, revisionssicheres Archivierungs- und Dokumenten-Management- System sollte (zusätzlich zur bestehenden Inkasso-Software) der erste Schritt auf diesem Weg sein.
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