1. Dezember 2017

softgate-archiv und Kofax Capture im Einsatz bei der BID

Einsatzgebiet:

  • Digitale Archivierung und revisionssichere Ablage mit softgate-archiv
  • Integration in die Branchenlösung IKAROS von Ferber-Software

Herausforderung:

Zur Entlastung der Branchenlösung (IKAROS von Ferber-Software) und zur revisionssicheren Archivierung der Dokumente suchte BID ein Dokumenten-Management-System. Maßgebliches Kriterium für den Einsatz war hierbei die Möglichkeit der Integration als elektronisches Archiv in die eingesetzte Inkasso-Lösung IKAROS. Weitere Anforderungen von Seiten BID waren geringer Administrationsaufwand, hohe Performance und ein Höchstmaß an Sicherheit bezüglich Zugriffsrechten. Dabei musste der Zugriff auf Informationen durch externe Mitarbeiter gewährleistet sein.

Lösung:

Seit Juni 2002 arbeitet die BID Unternehmensgruppe mit softgate-archiv.Das Gesamtvolumen beträgt derzeit ca. 3 Millionen Dokumente. Die tägliche Zuwachsrate umfasst gegenwärtig ca. 6.500 Dokumente je Arbeitstag. softgate-archiv lässt sich vollständig über die gewohnte Oberfläche der Inkassosoftware steuern und arbeitet unauffällig im Hintergrund. Eingehende Briefe können direkt über die in die Schnittstelle integrierte Scanfunktion zu einer in IKAROS geöffneten Akte hinzugefügt werden. Bei dieser Zuordnung erfolgt automatisch die Verschlagwortung mit Gläubiger, Schuldner und Aktenzeichen und das Dokument wird im Archiv abgelegt.Die gescannten Seiten werden direkt in IKAROS dargestellt. Alternativ dazu kann jeder Mitarbeiter seine Eingangspost mit dem Scan-Client auch am Arbeitsplatz erfassen. Die in softgate-archiv vorhandenen Postkörbe kann der Anwender direkt in IKAROS öffnen. Er blättert dann durch die nicht identifizierten Seiten und ordnet diese per Knopfdruck einer Akte in IKAROS zu, wobei die Seiten dann automatisch passend verschlagwortet und archiviert werden.

Kompatible Systeme:

IKAROS und softgate-archiv sind voll kompatibel. Mit dem softgate-archiv-Client können somit auch Dokumente gesucht werden, die über IKAROS archiviert wurden. Dadurch stehen die komfortableren Suchfunktionen von softgate-archiv für alle digitalisierten Dokumente zur Verfügung. Über einen Standard-Internet-Browser können externe Mitarbeiter auf Vorgänge zugreifen. Mit softgate-archiv lässt sich der umfangreiche Datenbestand revisionssicher elektronisch verwalten.

Ausbau mit Kofax Capture:

Um die Arbeitsabläufe weiter zu automatisieren, wurde das System in 2007 durch die Erfassungs-Software Kofax Capture ausgebaut. Diese Lösung ermöglicht die automatisierte Erfassung und Auswertung von Informationen und Daten aus Dokumenten (z.B. auch Gerichtstiteln) sowie die automatische Übergabe an die weiterführenden Systeme.

Vorteile:

softgate-archiv und Kofax Capture beschleunigen das gesamte Forderungsmanagement: Informationen werden automatisiert erfasst, alle Dokumente sind auf Knopfdruck schnell verfügbar. Langwieriges Suchen und Ablegen in Archiven und unübersichtlichen File-Systemen entfällt. Dadurch gewinnen die Mitarbeiter Zeit für ihre eigentliche Arbeit. Alle Dokumente sind revisionssicher aufbewahrt und jederzeit schnell recherchierbar. Die Schnittstelle unterstützt neben der praktizierten dezentralen Scanlösung auch das zentrale Scannen. Hier wird der Informationsfluß über softgate-archiv gesteuert. Den Sachbearbeitern wird die ihnen zugeteilte Post elektronisch zur Verfügung gestellt und kann über IKAROS weiterbearbeitet werden.

Zusätzlicher Nutzen:

Die komplette Funktionalität von softgate-archiv kann jedoch auch in anderen Abteilungen (Personalabteilung, Vertrieb usw.) unabhängig von IKAROS genutzt werden. softgate-archiv dient so als Informationspool für das im Unternehmen vorhandene Wissen: Je nach Zugriffsberechtigung kann jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit von jedem Ort aus darauf zugreifen. Das elektronische Dokumentenmanagement verkürzt auch die Reaktionszeiten auf Kunden- anfragen. Der Sachbearbeiter verfügt schneller über die vollständigen Informationen, die er benötigt. Das verbessert die Kundenbeziehungen.

„Wir sind mit dem gesamten System inklusive Geschwindigkeit und Stabilität sehr zufrieden. Durch die revisionssichere digitale Archivierung mit softgate-archiv können wir die Papierflut erheblich eindämmen und sparen deutlich Zeit beim gesamten Forderungsmanagement.“

Heinz Bittermann
Vorstandsvorsitzender Geschäftsführer und Inhaber der BID Unternehmensgruppe

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