1. Dezember 2017

softgate-archiv reduziert die Papierflut drastisch

Einsatzgebiet:

  • Digitale Archivierung und revisionssichere Ablage mit softgate-archiv
  • Integration in die Branchenlösung IKAROS von Ferber-Software

Herausforderung:

Es liegt in der Natur des Forderungsmanagements, sehr viel Schriftverkehr in Form von Papier zu produzieren. Von jeher war und ist es die Philosophie von Bayh & Fingerle, die Kommunikationswege möglichst kurz und damit effizient zu halten, und somit auch den Kunden durch die zügige und zuverlässige Durchsetzung von Forderungen entgegenzukommen. Aus diesem Grund wurde bereits sehr früh angestrebt, durch den Einsatz und die Anpassung entsprechender Branchensoftware und eines Dokumenten-Management- Systems, die tägliche Arbeit mit Schriftstücken in Papierform möglichst zu reduzieren.

Lösung:

Nicht zuletzt mit der Entscheidung, das Inkasso auf die marktführende Branchensoftware IKAROS der Firma Ferber Software umzustellen, ergab sich die Notwendigkeit, das Dokumentenmanagement so einfach wie möglich mit der Branchensoftware zu verbinden. Die langjährige Partnerschaft mit Ferber und Präsenz im Inkassomarkt richteten das Augenmerk von Bayh & Fingerle schnell auf softgate-archiv. Seit 1998 bietet softgate in Kooperation mit Ferber eine tief integrierte Schnittstelle zwischen DMS und Inkasso-Software. Das moderne Konzept und die hervorragende Reputation bei vielen Inkasso-Unternehmen überzeugten Bayh & Fingerle dann, die bestehende DMS-Lösung im Sommer 2006 durch softgate-archiv zu ersetzen. Alle im Vorgängersystem befindlichen Daten und Dokumente wurden migriert und werden von softgate-archiv verlustfrei zur Verfügung gestellt. Sämtliche Eingangspost, sowohl im Anwalts- als auch im Inkassobereich, wird an einem Scanarbeitsplatz mit einem Canon DR-5010C eingescannt. Die Verteilung und Weiterleitung der Dokumente erfolgt auf elektronischem Weg über die Post körbe von softgate-archiv. Nach Bearbeitung durch die Sachbearbeiter werden die Dokumente dann revisionssicher auf ein UDO-Einzellaufwerk archiviert. Die schnelle Suche im rasant wachsenden Datenbestand gewährleistet softgate-archiv durch den Einsatz der Oracle-Datenbank 10g, ohne dabei extreme Anforderungen an die Server-Hardware zu stellen.

Zusätzlicher Nutzen:

Zusätzlich zur zentralen Posteingangserfassung werden im Verwaltungsbereich vertrauliche Dokumente über zwei Canon DR-2580C Scanner in das Archiv überführt. Das Zugriffskonzept von softgate-archiv ermöglicht somit neben der Ablage der Mandanten- bzw. Schuldnerschreiben auch die sichere Archivierung von Dokumenten der Lohnbuchhaltung.

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