4. Dezember 2017

softgate-archiv im Zusammenspiel mit Kofax Capture und IKAROS

Als die Legial AG Anfang 2007 die Abwicklung des Forderungsmanagements auf die Inkasso-Lösung IKAROS vom Marktführer Ferber-Software umstellte, stand bereits fest,dass zusätzlich eine zuverlässige und leistungsstarke Lösung zur revisionssicheren Archivierung benötigt wird.

Einsatzgebiet:

  • Automatisierte Erfassung von Informationen mit Kofax Capture
  • Digitale Archivierung und revisionssichere Ablage mit softgate-archive

Herausforderung:

Aufgrund des für die Finanzbranche typischen, hohen Aufkommens an papiergebundenen Dokumenten war zudem bald die automatisierte Erfassung ein Thema. „Zu tausenden Akten Altbestand kommen täglich zahlreiche Dokumente hinzu. Mit herkömmlichen Methoden ist das ohne zusätzlichen Personalbedarf nicht zu bewältigen“, meint Achim Speldrich, der Leiter des Teams Forderungsmanagement bei Legial AG.

Vision:

Der komplette, inkasso-relevante Posteingang soll digital abgearbeitet und dann revisionssicher archiviert werden. Auch bereits in elektronischer Form eingehende Dokumente wie E-Mails oder Faxe sollen klassifiziert und automatisiert ausgewertet werden. Alle Dokumente sollen dann direkt an den jeweils zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden. Zusätzlich zum aktuellen Posteingang sollen die bisher in Papierform abgelegten Akten digitalisiert werden, um einen schnellen Zugriff auch auf ältere Akten zu ermöglichen und die Vorschriften an eine revisionssichere Archivierung zu erfüllen.

Lösung:

Auf der Suche nach einem überzeugenden Konzept lenkten Empfehlungen aus der Inkasso-Branche den Blick schnell auf softgate. Durch die langjährige Zusammenarbeit der softgate gmbh mit Ferber-Software wartet das Dokumenten-Management-System softgate-archiv mit einer etablierten Schnittstelle zu IKAROS auf. Diese ermöglicht die Steuerung der Archivfunktionen und die Anzeige von Dokumenten direkt in der Inkasso-Anwendung – so können die Sachbearbeiter mit ihrer gewohnten Oberfläche weiter arbeiten. Die Klassifizierung und Auswertung der erfassten Dokumente übernimmt Kofax Capture (vormals Ascent Capture) der Firma Kofax. Auch hier besteht seit Jahren eine performante Schnittstelle zum DMS, was softgate-archiv zu einer vollständigen Lösung zur automatisierten Erfassung und Archivierung von Papierdokumenten macht. In Verbindung mit XtrataPro (FreiformTechnologie) werden dabei bereits wichtige Informationen aus den Dokumenten ermittelt, um diese den Sachbearbeitern unmittelbar zur Verfügung zu stellen und so eine möglichst effiziente Abarbeitung der Dokumente zu gewährleisten. Als Dokumentenscanner ist bei der Legial AG ein DR-5010C von Canon im Einsatz, der für einen schnellen, reibungslosen Ablauf kaum manuelle Vorbereitung des Papierguts benötigt. Einen Sonderfall bei der Scanvorbereitung stellen Aufträge von Gläubigern dar, die mit einem Anschreiben mehrere Rechnungen zu einem oder mehreren Schuldnern übersenden. Hierzu wurde eine eigene Stapeldefinition erstellt, was die Validierung erheblich vereinfacht. Da das Inkasso-Team in der Planungsphase nur aus vier Personen bestand, konnte das Team geschlossen zu softgate nach Erlangen kommen – so waren alle von Anfang an eingebunden. Einige Anwender wirkten außerdem neben der Teamleitung an der Erstellung des Pflichtenheftes mit. Inzwischen ist softgate-archiv in Verbindung mit IKAROS an allen Arbeitsplätzen täglich im produktiven Einsatz.

Nutzen:

Da man zunächst ein Jahr IKAROS solo im Einsatz hatte, war man bei Legial AG auf die Auswirkungen der Einführung von softgate-archiv sehr gespannt – schließlich würde ein Ausfall den kompletten Workflow lahmlegen. „Sowohl Erfassung als auch softgate-archiv laufen extrem stabil,“ meint Achim Speldrich, „das letzte kleinere Problem gab es vor etwa acht Monaten und konnte schnell gelöst werden.“ Die Zeit, bis eine Akte gefunden wird, hat sich durch softgate-archiv dramatisch verkürzt: beispielsweise können telefonische Anfragen nun direkt bedient werden, ohne zurückrufen zu müssen. „Ein Arbeiten ohne DMS ist heute für die Legial AG undenkbar, alle im Pflichtenheft erarbeiteten Funktionalitäten haben sich als absolut notwendig herausgestellt“, so Achim Speldrich.

„Als Finanzdienstleister sind wir auf ein effizientes Dokumenten-Management angewiesen. Daher setzen wir auf Kofax Capture als Lösung zur automatisierten Erfassung. Zudem erweitert softgate-archiv unsere Branchenlösung IKAROS nahtlos um eine revisionssichere Archivierung.Dank der umfassenden Unterstützung durch softgate konnten wir so unsere Geschäftsprozesse maßgeblich optimieren.“

„Von der Erstellung des Pflichtenhefts über Schulung, Installation und Einführung bis zum Support nach dem Produktivgang ist unser Eindruck durchweg positiv – auch nach Abschluss der Einführung war und ist softgate immer für Fragen offen und mit kreativen Lösungen zur Hand.“

Achim Speldrich
Prokurist Legial AG

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