4. Dezember 2017

softgate-archiv im Einsatz bei DEBIN

Einsatzgebiet:

  • Digitale Archivierung und revisionssichere Ablage mit softgate-archiv
  • Nahtlose Integration in die Inkasso-Lösung IKAROS von Ferber-Software

Herausforderung:

Zur Optimierung der Arbeitsprozesse suchte DEBIN eine Lösung, die schnell und einfach in die eingesetzte Inkassosoftware IKAROS von Ferber- Software integrierbar war. Arbeitsabläufe, die bisher rein manuell mit einem einzelplatzbasierten, nicht mit IKAROS verknüpften DMS-System abgearbeitet wurden, sollten effizienter werden. So waren z.B. bei Aktenanfragen durch die Sachbearbeiter jeweils lange Rückholzeiten für Akten aus dem Papierarchiv einzuplanen und der unmittelbare Zugriff der Sachbearbeiter auf diese Akten nicht möglich. Zudem war absehbar, dass sich die Raumkapazitäten der Papierarchive bei langfristiger Fortführung der bisherigen Lösung erschöpfen würden.

Lösung:

Im März 2011 wurde das bisher eingesetzte Dokumenten-Management- System durch softgate-archiv abgelöst. Ein weitreichendes Entscheidungskriterium hierbei war die bewährte Schnittstelle zu IKAROS. Sämtliche Dokumente, wie auch die laufend eingehende Post, werden nun revisionssicher in softgate-archiv abgelegt. Durch die tiefe Integration von softgate-archiv in IKAROS arbeiten die Anwender einfach und bequem über die gewohnte Oberfläche von IKAROS, das lästige Wechseln zwischen zwei verschiedenen Anwendungen entfällt. Durch die intuitive Bedienung konnte die Lösung schnell und unkompliziert eingeführt werden und erfreut sich bei den Anwendern höchster Akzeptanz.

Nutzen:

Durch den Einsatz von softgate-archiv ergibt sich eine deutliche Zeitersparnis bei der Archivierung, Weiterverarbeitung und Sachbearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost. Bisher mit der Archivierung betraute Mitarbeiter können ihre freien Kapazitäten teilweise in die Sachbearbeitung einbringen. Die Sachbearbeiter ihrerseits können nun jederzeit auf elektronische Dokumente zugreifen. Damit wird neben einer höheren persönlichen Zufriedenheit durch unmittelbar mögliche Erledigung der Vorgänge auch eine spürbare Effizienzsteigerung erreicht.

„Die tiefe Integration in IKAROS und die da raus resultierenden Vorteile hinsichtlich Funktionalität und Optimierung der Sachbearbeitung waren für uns die entscheidenden Argumente, unser bereits vorhandenes System abzulösen.“

Hanno Weißleder
Geschäftsführer DEBIN Debitorenmanagement u. Inkassogesellschaft mbH & Co.KG

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