31. Januar 2018

Semi-Auto-Index-Modul

Die Indizierung von Dokumenten ist die wichtigste, aber auch zeitraubendste Tätigkeit bei der Ablage von Dokumenten. Durch die halbautomatische Indizierung unterstützt softgate-archiv diesen Prozess und kann bei nur einem eingegebenen eindeutigen Schlüssel beliebige weitere Informationen durch die Abfrage einer jeden JDBC/ODBC- fähigen Datenbank ermitteln und automatisch in die jeweiligen Identifikationsschlüssel eintragen. Bei Bedarf lassen sich diese dann bearbeiten oder ergänzen. Für eine möglichst effiziente Suche auf Basis von Schlüsselbegriffen ist je nach Dokumententyp eine gewisse Anzahl von Feldern notwendig. Das Befüllen dieser Felder beim Indizieren von Dokumenten ist sehr arbeits- und damit kostenintensiv, sofern die Daten nicht von einer automatischen Erfassungslösung kommen. Häufig werden Dokumente vor der Ablage im DMS bereits mit anderen Systemen bearbeitet und dabei die relevanten Daten bereits manuell erfasst. Somit ist es naheliegend dies Informationsquellen für eine Teil-Automatisierung der Indizierung heranzuziehen. Über einen eindeutigen Hauptschlüssel, wie z.B. Aktenzeichen oder Kunden- oder Artikelnummer können weitere Informationen für die Indizierung per Datenbankabfrage eines Fremdsystems ermittelt werden. Diese Werte werden automatisch in die entsprechenden Felder eingetragen. Der Anwender erkennt sofort, ob die Daten zum Dokument passen, wodurch Fehl-Eingaben reduziert werden. Zusätzlich kann dem Fremdsystem dann ein Direktlink auf das so erstellte Dokument übermittelt werden, um von dort direkt und ohne Umweg über die Oberfläche von softgate-archiv auf die Dokumente zugreifen zu können.

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