4. Dezember 2017

Revisionssichere Ablage steigert die wirtschaftliche Effizienz

Der Einsatz von softgate-archiv lohnt sich auch für kleinere Inkasso- Unternehmen.

Einsatzgebiet:

  • Scannen der Eingangsdokumente
  • Revisionssichere Ablage mit softgate-archiv

Vision:

Um der immensen Papierflut im Inkassogeschäft unter Einhaltung der strengen rechtlichen Vorschriften zur Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen Herr zu werden, entschied sich die Inkassounternehmen Decker-Fischbeck GmbH bereits im Jahr 2006 für den Einsatz von softgate-archiv. Als langjähriger Partner von Ferber-Software und durch die tiefe Integration in deren Branchenlösung IKAROS konnte softgate mit einer gelungenen Präsentation am Ausstellungsstand auf der Jahreshauptversammlung des Bundesverband Deutscher Inkasso Unternehmen sowie durchweg positiven Aussagen von Bestandskunden, das Projekt für sich gewinnen. Nach Abstimmung mit dem örtlich betreuenden EDV-Dienstleister erfolgte die Grundinstallation des Systems bei softgate und wurde schließlich nach weniger als 2 Tagen für den Produktivbetrieb freigegeben.

Lösung:

softgate-archiv wurde in die führende Inkasso-Lösung IKAROS integriert und arbeitet im Hintergrund. Die eingehende Post wird während der Aktenbearbeitung eingescannt, ohne dass die Mitarbeiter IKAROS verlassen müssen. Die Dokumente werden von softgate-archiv anschließend automatisch revisionssicher abgelegt, das Abheften in eine Papierakte entfällt vollständig. In Kombination mit dem sekundenschnellen Zugriff auf die abgelegten Informationen ergibt sich für die Mitarbeiter ein komfortableres, schnelleres Arbeiten; Kundenanfragen können direkt abgearbeitet werden, was gleichzeitig die Effizienz der Mitarbeiter und die Zufriedenheit der Kunden erhöht. „Unseren Mandanten führen wir jederzeit den Nachweis auf Revisionssicherheit, Datenzugriffsmöglichkeit und – berechtigung, sofortige Wiederherstellbarkeit der Arbeitsumgebung und Wiederbeschaffbarkeit von Dokumenten und Urkunden (z.B. bei Vernichtung im „Katastrophenfall“). Schon heute sind wir durch den Einsatz von softgate-archiv gerüstet für die Zusammenarbeit mit Behörden und Vollstreckungsorganen im elektronischen Verfahren“, so Edith Decker-Fischbeck.

„Die – für uns als kleines Unternehmen – hohe Investition hat sich allein dadurch amortisiert, dass die Effizienz bei der Bearbeitung unserer Geschäftsabläufe gestiegen ist. So entfällt die manuelle Ablage der Dokumente, der Zugriff ist für jede/n Mitarbeiter/in sofort und aktuell immer möglich, Kopien entfallen und werden durch Ausdrucke ersetzt. Die Personalkosten konnten so gesenkt werden.“

Edith Decker-Fischbeck
Geschäftsführerin IKU Decker-Fischbeck GmbH

„Besonders positiv bewerten wir die schnelle und professionelle Durchführung der Installation und Einrichtung durch softgate. Arbeitseinschränkende Störungen hat es seitdem nicht gegeben. Supportanfragen oder Unterstützung beispielsweise bei der Installation einer weiteren Anwenderlizenz, werden unbürokratisch und sofort geklärt.“

Gesa Wilkens
Geschäftsführerin IKU Decker-Fischbeck GmbH

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