4. Dezember 2017

Regelbasierte Eingangsrechnungserfassung bei der Messe München AG mit Kofax Capture

Herausforderung:

Messe München erhält jedes Jahr ca. 300.000 Rechnungen. In der Vergangenheit dauerte die Bearbeitung aus rein logistischen Gründen drei bis vier Wochen. Auch der Platz für die Archivierung wurde immer knapper und das Problem der Recherche nach einzelnen Rechnungen immer akuter. Selbst Buchprüfungen entwickelten sich zu einer echten Herausforderung für alle beteiligten Mitarbeiter. Messe München suchte nach einem System, das eine drastische Verminderung der zur Rechnungsbearbeitung benötigten Zeit garantierte, sodass Skonti in Anspruch genommen und Verzugszinsen vermieden werden konnten. Eine einfache Integration in SAP war ebenso notwendig, wie eine hohe Erkennungsrate für eine Reihe verschiedener Dokumente. Zudem sollten Verwaltungsvorgänge im gesamten Unternehmen transparenter werden, sodass sie für alle Arten eingehender Dokumente angewandt und somit schließlich Personal für andere Aufgaben freigemacht werden konnte. Außerdem wollte MMI der Archivierung von Papier einen Riegel vorschieben und zur Digitalisierung eingehender Post übergehen. MMI machte eine Ausschreibung und nach eingehender Prüfung aller Angebote erhielt die softgate gmbh aus Erlangen den Auftrag.

Lösung:

softgate hatte Ascent for Invoices als beste Lösung für Messe München vorgeschlagen. Ascent for Invoices beruht auf der Dokumentenerfassungstechnologie von Kofax und verwendet Kofax Ascent Capture sowie VirtualReScan (VRS) zur Optimierung der Images der gescannten Unterlagen. DICOM sollte für die Umsetzung, Konfiguration und Beratung sowie für die Erfassung der Dokumente sorgen. Ascent for Invoices kann alle entscheidenden Rechnungsangaben unabhängig vom Layout einer Rechnung herausfiltern, so zum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Name des Lieferanten und Rechnungsendbetrag.

Nutzen:

Die Messe München arbeitet inzwischen mit zwei Ascent Capture Scan Stations inkl. VRS Image Controllern, die die Qualität und Lesbarkeit der gescannten Unterlagen um 60 % verbessern. Bis zu 1.200 Dokumente werden Tag für Tag gescannt. Eine einfache Ver- und Bearbeitung von Dokumenten und ihre leichte Auffindbarkeit hat den Arbeitsablauf bei MMI optimiert und sowohl Produktivität als auch Rentabilität des Unternehmens enorm verbessert.

„Obwohl wir noch in der Pilotphase sind, kann ich bestätigen, dass unsere Mitarbeiter von Ascent for Invoices begeistert sind. Alle haben das Gefühl, dass sie ihre Verwaltungsaufgaben jetzt auf effizientere Weise durchführen können. In einem Unternehmen wie dem unseren ist nicht nur die schnelle Bearbeitung von Rechnungen wichtig, sondern auch ein effizienter Kundendienst, der durch den ständigen Zugriff auf die Datenbestände und somit dank digitaler Archivierung gewährleistet werden kann. All das sind entscheidende Punkte für unseren zukünftigen Erfolg.“

„Bis vor kurzem wurden Rechnungen bei uns per Hand bearbeitet. Alles ging seinen gewohnten Gang, das heißt die Dokumente wurden von einer zur anderen Abteilung weitergereicht. Bei der steigenden Anzahl von Eingangsrechnungen brauchten wir dringend eine Lösung, mit der unsere Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit produktiv arbeiten konnten.“

Martina Ritzer
Managerin der Abteilung Webservice der Messe München

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