31. Januar 2018

Outlook-Modul

Archivieren Sie wichtige E-Mails direkt aus Outlook heraus in Ihrem softgate-archiv. Auf Wunsch übernimmt das Modul die vorhandenen Informationen wie z.B. Absender, Empfänger, Zeitpunkt und Betreff automatisch zur Indizierung des Dokuments in softgate-archiv. Je nach Grad der Automatisierung ist keine weitere Benutzereingabe mehr notwendig und eine schnelle und unkomplizierte Archivierung garantiert. Vom papierlosen Büro, wie es nicht zuletzt von den Dokumenten-Management Systemen angestrebt wird, ist man noch etwas entfernt. Dennoch wird inzwischen ein Großteil der Kommunikation per E-Mail abgewickelt. Das Outlook-Modul ermöglicht die einfache Archivierung von beliebigen E-Mails mit und ohne Dateianhang direkt aus Outlook heraus. Das Outlook-Modul präsentiert sich dabei als voll integrierter Bestandteil von Outlook und verlangt kein zeitaufwendiges Umschalten zwischen verschiedenen Anwendungen. Für die Archivierung von E-Mails stellt das Modul einen eigenen Dokumententyp innerhalb von softgate-archiv bereit. Die standardmäßig definierten Indexfelder für diesen Dokumententyp, wie z.B. Absender, Empfänger, Subject, Anhänge, Sendezeitpunkt, Empfangszeitpunkt, usw. können vom Administrator nach Belieben verändert, erweitert und um neue Felder ergänzt werden. Das Outlook-Modul extrahiert automatisch alle verfügbaren Informationen aus dem Mail-Header und trägt diese in die jeweiligen Index-Felder ein, manuelle Eingaben sind nicht notwendig. Vorhandene Dateianhänge bleiben erhalten und können jederzeit, auf Wunsch auch einzeln, aus dem Archiv heraus geöffnet oder gespeichert werden. Bei Einsatz des Volltext-Recherche-Moduls werden zu archivierende E-Mails automatisch volltextindiziert und stehen zur Volltext-Suche zur Verfügung — inklusive der angehängten Dateien.

Voraussetzungen:
softgate-archiv Version 10 (oder höher), Microsoft Outlook 2000, XP (2002), 2003, 2007, Microsoft Windows Vista oder höher

Lizenzierung:
Eine Lizenz pro Archivserver

<script>