4. Dezember 2017

Mehr Effizienz im Forderungsmanagement bei TESCHINKASSO

Im Herbst 1999 fiel bei TESCHINKASSO Forderungsmanagement GmbH die Entscheidung, ein „papierloses“ Unternehmen zu werden und dadurch die Geschäftsabläufe effizienter und schneller zu gestalten. Ein leistungsstarkes, revisionssicheres Archivierungs- und Dokumenten-Management-System sollte (zusätzlich zur bestehenden Inkasso-Software) der erste Schritt auf diesem Weg sein.

Einsatzgebiet:

  • Digitale Archivierung und revisionssichere Ablage mit softgate-archiv
  • Automatisierte Erfassung von Informationen mit Kofax Capture
  • Integration in die Branchenlösung IKAROS von Ferber-Software

Herausforderung:

Bis dato wurden alle anfallenden Dokumente in klassischen Papierakten archiviert: „Die Aktenlager quollen regelrecht über. Ein echtes Problem, zumal für viele Dokumentenarten gesetzliche Aufbewahrungspflichten von bis zu zehn Jahren bestehen.“, erinnert sich der damalige IT-Leiter bei TESCHINKASSO. Entsprechend aufwändig gestaltete sich die Suche und die Bearbeitung einzelner Vorgänge, was wiederum die Reaktionszeit auf Kundenanfragen verzögerte. Hier musste schnell eine digitale Lösung gefunden werden.

Vision:

Die kompletten bestehenden Akten mussten revisionssicher und schnell archiviert werden. Außerdem sollten neu hinzukommende elektronische sowie klassische Dokumente so einfach wie möglich hinzugefügt und außerdem eine anwenderfreundliche Benutzung ermöglicht werden. Dies würde zum einen das Raumproblem lösen, zum anderen die Bearbeitungszeiten für Vorgänge erheblich verkürzen, da sofort auch auf ältere Akten zugegriffen werden kann.

Lösung:

Das zentrale Auswahlkriterium für das digitale Archiv war die nahtlose Integration in die von Tesch eingesetzte Inkassosoftware IKAROS von Ferber-Software. Die Entscheidung fiel schnell für die kompatible DMS-Lösung softgate-archiv der softgate gmbh. Über eine moderne ActiveX-Schnittstelle wurde softgate-archiv nahtlos in IKAROS integriert, die Anwender arbeiten über ihre gewohnte Systemoberfläche und müssen so nicht ständig von einem Fenster ins nächste wechseln. softgate-archiv wurde in allen Abteilungen, die mit IKAROS arbeiten, implementiert. Die Einführung von softgate-archiv verlief problemlos: Durch Vorinstallation des Systems bei softgate konnte die Installation vor Ort schnell und ohne jegliche Ausfallzeiten erfolgen, parallel dazu wurden die Anwender geschult.

Fazit:

Heute ist das elektronische Archiv aus dem Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Nachdem alle vorhandenen Papierakten eingescannt waren, wurde die enorme Arbeitserleichterung und Zeitersparnis schnell deutlich. Vorher schier unlösbare Probleme waren beseitigt, das Platzproblem gelöst, auf alle Vorgänge kann nun per Knopfdruck unkompliziert zugegriffen werden. Durch die systematische Steuerung der Dokumentenverteilung werden Abläufe und Entscheidungen nachvollziehbar und transparent.

Erweiterung des Systems:

Um die Arbeitsabläufe weiter zu automatisieren und zu beschleunigen, wurde in 2008 zusätzlich die Erfassungs-Lösung Kofax Capture implementiert. Mit Kofax Capture lassen sich große Mengen an Papierdokumenten automatisch auswerten und die ermittelten Informationen wie Aktenzeichen und Rechnungsnummern beliebig weiterverarbeiten. „Durch die Kombination von Kofax Capture zur Erfassung und dem automatisierten Import der Daten in IKAROS sind wir in der Lage, unseren Mandanten bisher nicht erreichte Bearbeitungszeiten zu garantieren und damit unsere Marktposition zu stärken“, so Danny Lehner, IT-Leiter bei TESCHINKASSO. Aufgrund des starken Geschäftszuwachses sind die Mitarbeiter neben dem Hauptbüro auf zwei weitere Zweigstellen verteilt. Diese sind per VPN und einer CITRIX Server Farm an das Firmennetz angebunden. softgate-archiv als moderne Webapplikation integrierte sich nahtlos und ohne jeglichen Anpassungsaufwand in diese IT-Infrastruktur. Nachdem softgate-archiv bereits seit 10 Jahren erfolgreich im Einsatz ist, fand zwischenzeitlich auch ein Generationswechsel bei der Server, Scan- und Storage-Hardware statt. Alte Geräte wurden durch neue, moderne ausgetauscht, die Technik so wieder auf den neuesten Stand gebracht.

Ausblick:

Nach der inzwischen erfolgten Modernisierung der Hardware liegt das Hauptaugenmerk nun auf den Möglichkeiten, die ein weiterer Ausbau der Erfassungsautomatisierung mit Kofax Capture bietet. „Die bisher umgesetzten Erfassungsprojekte weckten neue Ideen und zeigen enormes Potential, speziell im Inkasso für unsere Großkunden. Durch die gemeinsame Umsetzung und Schulung durch softgate sind wir zudem in der Lage, neue Erfassungsworkflows selbstständig und damit ohne externe Kostenfaktoren einzurichten“, resümiert Danny Lehner.

„Die automatische Erfassung von Papierdokumenten macht nun auch die Durchsetzung von Forderungen aus den kleineren Forderungssegmenten wirtschaftlich sinnvoll und eröffnet so weitere Geschäftsfelder. Das Zeitersparnis bei der Erfassung stärkt zudem unsere Position bei den bestehenden und vielleicht auch zukünftigen Mandanten.“

„Seit nunmehr 10 Jahren unterstützt softgate-archiv unser Tagesgeschäft effizient und zuverlässig. Der während dieser Zeit notwendige Generationswechsel von Server-, Scan- und Storagehardware erfolgte mit geringem Aufwand und ohne Ausfallzeiten. Bei jeder Art von Problemen unterstützt uns der Support kompetent, schnell und zuverlässig.“

Danny Lehner
IT-Leiter TESCHINKASSO Forderungsmanagement GmbH

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