31. Januar 2018

LifeCycle-Management-Modul (LCM)

Das Lifecycle-Management-Modul dient zur Überwachung des Lebenszyklus der Dokumente. Definieren Sie welche Dokumente wie lange im Archiv gespeichert werden sollen. Bei einigen Dokumentenarten wird die maximal zulässige Speicherzeit durch eine entsprechende rechtliche Vorschrift bestimmt. Gealterte Dokumente können in einen Ruhebereich des Archivs verschoben oder komplett gelöscht werden. Selbst mit den besten Überwachungs-, Darstellungs- und Reporting-Mechanismen kommt bei einem ständig wachsenden Dokumentenarchiv irgendwann der Zeitpunkt, an dem sich die Performance und die Übersicht des gesamten Systems verschlechtern oder nur durch unverhältnismäßig hohe Hardwarekosten konstant gehalten werden kann. Häufig ist es wegen des Verstreichens von gesetzlichen Mindestaufbewahrungsfristen gar nicht nötig, bestimmte Dokumente noch länger im Archiv vorzuhalten oder es gibt Vorschriften, die eine längere Aufbewahrung sogar verbieten (z.B. aus Datenschutzgründen). Diese Aufgabe erledigt das LCM-Modul. Bestimmen Sie für jeden Dokumententyp, wie lange er im Archiv zur Verfügung stehen soll und zu welchem Zeitpunkt er aus dem Archiv entfernt werden soll. Je nach Konfiguration werden die alten Dokumente nicht gelöscht, sondern nur aus der Datenbank entfernt. Die Datenbankinformationen lassen sich im Fall des Falles wieder restaurieren. Neben dem automatischen Mechanismus in Abhängigkeit vom Dokumententyp, kann der Lebenszyklus eines Dokuments auch manuell vorherbestimmt werden, entsprechende Benutzerrechte vorausgesetzt. So bleibt Ihr softgate-archiv Datenbestand auch nach Jahren überschaubar und erfüllt bei Bedarf die rechtlichen Vorgaben.

Voraussetzungen:
softgate-archiv Version 10 (oder höher)

Lizenzierung:
Eine Lizenz pro Archivserver

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