4. Dezember 2017

Leistungsfähige Prozessoptimierung durch den Einsatz von softgate-archiv

Einsatzgebiet:

  • Scannen der Eingangsdokumente
  • Revisionssichere Ablage mit softgate-archiv
  • Integration in die Branchenlösung IKAROS von Ferber-Software

Herausforderung:

Nach 20 erfolgreichen Jahren im Inkassogeschäft sah sich INTERWEGA immer größeren manuellen Tätigkeiten, unter anderem durch die Bearbeitung von Papierdokumenten, gegenübergestellt. Um die Bearbeitung der Kundenanfragen effizienter und schneller abwickeln zu können sowie die Archivierung der platzraubenden Papierdokumente zu bewältigen, wurde eine Lösung gesucht, um den Posteingang einfach zu digitalisieren und die digitalen Informationen in einem Archivierungssystem abzulegen. Wichtiger Aspekt war dabei, ein System zu finden, welches den hohen gesetzlichen Anforderungen gerecht wird und sich möglichst nahtlos in die Inkasso -Software IKAROS des Marktführers Ferber-Software integrieren ließ.

Lösung:

Die Wahl fiel auf softgate-archiv, welches die gewünschten Anforderungen perfekt erfüllen konnte. Das modular aufgebaute Dokumenten-Management-System verfügt vor allem über eine Schnittstelle zu IKAROS, die im Rahmen der langjährigen Partnerschaft mit Ferber-Software konzipiert und permanent weiterentwickelt wird. Seit der Installation von softgate-archiv im Herbst 2006 werden alle Papierdokumente an die mit Scannern ausgestatteten Arbeitsplätze verteilt und dort direkt bei der ersten Bearbeitung eingescannt. Anschließend erfolgt eine automatische Übergabe der digitalen Informationen von der Inkasso-Software IKAROS an softgate-archiv, wo sie revisionssicher abgelegt werden. Dabei liegt der Fokus vor allem darauf, dass die durch eine eindeutige ID gekennzeichneten und mit dem jeweiligen Aktenvorgang fest verbundenen Dokumente,direkt aus der Aktenchronologie von IKAROS aufgerufen werden können. Durch die Umsetzung können telefonische Anfragen kurzfristig und nahezu ohne Zeitverlust bearbeitet werden. Manuelle Tätigkeiten, verursacht durch notwendige Papierbearbeitungen, konnten entscheidend minimiert und abgebaut werden.

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