4. Dezember 2017

Enorme Zeitersparnis durch den Einsatz von professionellen Software-Lösungen

softgate-archiv und Kofax Capture im Zusammenspiel mit IKAROS

  • Automatisierte Erfassung von Informationen mit Kofax Capture und KTM
  • Digitale Archivierung und revisionssichere Ablage mit softgate-archiv
  • Integration in Inkasso-Software IKAROS
Ziel der RVG – Rechtsanwalt Vogel GmbH war es, durch den Einsatz von hochautomatisierter und individualisierter Software die Fallbearbeitung schneller und effizienter abwickeln zu können. Aufbauend auf die vorhandenen Lösungen IKAROS (der Inkasso-Software von Ferber-Software GmbH), Spracherkennung DictaPlus sowie der Archivierung von .wav-Dateien aus Telefonkontakten sollte die uneingeschränkte digitale Dokumentenverarbeitung integraler Bestandteil werden. Im Sommer 2007 wurden die Möglichkeiten des Einsatzes von Kofax Capture und softgate-archiv in einem Workshop mit softgate geprüft und mit den Zielsetzungen der RV GmbH abgestimmt. Das Ergebnis war viel versprechend und die gemeinsame Umsetzung wurde mit der Geschäftsführung der RV GmbH beschlossen.
Zur Herausforderung gehörte auch die Nutzung der Freiformerkennung zur Auslösung automatisierter Workflows. Dabei sollte das DMS nicht nur für die Abdeckung der internen Arbeitsprozesse aller fallrelevanter Dokumente und deren Archivierung genutzt werden können, sondern auch zur Schaffung und Verwaltung der Wissensdatenbank, der internen Handbücher, Schulungsmaßnahmen und Personalakten.
Nach dem Scannen der Eingangspost werden durch Freiformerkennung die relevanten Daten des jeweiligen Dokumentes ermittelt und bei Bedarf weitere Informationen direkt aus dem Inkasso-System geladen. Nach einer positiven Sichtprüfung wird das Dokument automatisch dem zuständigen Mitarbeiter zugestellt. Die Abarbeitung des elektronischen Postkorbes erfolgt vollständig in der Inkasso-Lösung. Alle Ziele wurden gemeinsam im geplanten Zeitrahmen und mit großem Erfolg erreicht. Dabei gelang es innerhalb kürzester Zeit alle Mitarbeiter der Rechtsanwalt Vogel GmbH von den neuen Systemen zu überzeugen und zu begeistern.

„Der Zeitbedarf für die tägliche Bearbeitung der Dokumente bei der Fallabwicklung konnte auf fast die Hälfte der Zeit reduziert werden.“

Unternehmensführung der RV GmbH Frank Vogel und Thomas-Jürgen Muhs

„Die Zusammenarbeit mit softgate ist ausgezeichnet und kooperativ – von der ersten Planungsphase des Projektes bis zur Unterstützung bei Problemen durch den Support.

Raphaela Benkelmann
DMS-Administratorin bei RV GmbH

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