3. Mai 2021

Dokumentenmanagement für das digitale Qualitätsmanagement

dms für qm

In vielen Branchen ist ein zertifiziertes Qualitätsmanagement (QM) eine Grundvoraussetzung für den Marktzugang. Die Zertifizierungen garantieren eine nachweisbare Qualität in verschiedenen Unternehmensprozessen, was zusätzliches Vertrauen in einer Geschäftsbeziehung schafft. Die regulatorischen Anforderungen für das QM in z.B. der Automobiltechnik, dem Gesundheitswesen, Lebensmittel- und Pharmaherstellung sowie Luft- und Raumfahrt stellen die Anbieter vor einige Herausforderungen.

Bevor das Qualitätsmanagement erfolgreich auditiert werden kann, müssen die geforderten Strukturen und Prozesse in den täglichen Arbeitsablauf der Unternehmen integriert werden. Damit einher geht ein hoher Dokumentationsaufwand, der bestimmte Regularien hinsichtlich der Erstellung, Handhabung und Archivierung der Dokumente mit sich bringt. Um den Aufwand zu reduzieren und somit mehr Zeit für die Kernkompetenz hinter dem Qualitätsmanagement zu haben, unterstützen wir Sie mit unserem Dokumentenmanagement-System softgate-archiv.

Die Vorteile von digitalem Dokumentenmanagement für das Qualitätsmanagement

  • Dokumentation: Einfache, lückenlose Dokumentation
  • Digitale Prozesse: Papierloses Qualitätsmanagement
  • Versionierung: Aktuelle Dokumentenversionen auf einen Blick
  • Revisionssichere Archivierung: Unterstützung der Rechtssicherheit
  • Berechtigung: Zugriff auf Dokumente nur durch vorgesehene Nutzer
  • Digitale Daten: Webapplikation ermöglicht weltweite Nutzung ohne Softwareinstallation
  • Produkthaftungsgesetz: Auf der sicheren Seite im Schadensfall

In welchen Prozessen ein digitales DMS das Qualitätsmanagement unterstützt

Elektronisches QM Handbuch

Das QM Handbuch ist die Basis für das zertifizierte Qualitätsmanagement. Um alle relevanten Dokumente im Blick zu haben, bietet das DMS die nötigen Strukturen. Somit unterstützt es die Anwender, wenn es darum geht das QM auf dem neuesten Stand zu halten. Dabei ist das DMS unabhängig von den spezifischen von Normen und kann für nahezu jeden Anwendungsfall verwendet werden

Dokumenten Workflow

Ein transparenter Workflow vereinfacht die Dokumentenlenkung, die für alle QM Dokumente gültig ist. Das heißt jeder Bearbeitungsschritt (Erstellung, Bearbeitung, Prüfung, Freigabe) muss nachvollziehbar dokumentiert werden um einer Prüfung Stand zu halten. Durch den Workflow wird zudem die Collaboration im Team gefördert und keine ausstehende Aufgabe wird aus den Augen verloren.

Zentrale Datenhaltung

Durch die zentrale Datenhaltung wird die Revisionssicherheit erleichtert. Die Vielzahl an Dokumenten im Qualitätsmanagementsystem kommen oft aus unterschiedlichen Quellen und weisen ebenfalls unterschiedliche Formate auf. Durch die zentrale Datenhaltung in einem DMS wird sichergestellt, dass alle Dokumente manipulationssicher archiviert werden.

Schnelle Volltextsuche

Die Strukturen eines Qualitätsmanagementsystems können je nach Ausprägung ein für Randbeteiligte überwältigendes Ausmaß erreichen. Ebenso lässt die Terminologie nicht immer auf den Inhalt eines Dokumentes schließen. Um trotzdem schnell an notwendige Informationen zu kommen, stellt das DMS eine schnelle Volltextsuche zur Verfügung, mit Hilfe derer Suchbegriffe in allen Dokumenten gefunden werden können.

Features des Dokumentenmanagements mit softgate-archiv

  • Darstellen von Zugriffen
  • Verschiedene Versionen dokumentieren
  • Starkes Rechtemanagement für eine sicheres QM
  • Lifecycle Management: Automatisiertes Abbilden von Aufbewahrungs- und/oder Löschpflichten
  • Prozessunterstützung für die revisionssichere Archivierung
  • Storagemanagement für IT-Administrative: Alle Speichermedien und die darauf enthaltenen Daten im Blick
  • Windows Account Anmeldung: Nutzung einer bestehenden Active Directory Struktur
  • softgate-archiv wächst mit Ihren Anforderung, sowohl funktional (Link zu allen Modulen), als auch quantitativ
  • Moderne Schnittstellenarchitektur erleichtert die Anbindung von softgate-archiv an die Systemlandschaft
  • Ereignisdokumentation auf Knopfdruck
  • Förderung der Collaboration
  • Webbasiertes DMS: Keine Installation auf Clientseite, sichere Nutzung via Webbrowser

automatisierung-studieWussten Sie?

In Deutschland wird in über 77% der Unternehmen Windows als Betriebssystem verwendet. Eine einfache Authentifizierung mittels Active Directory erspart das aufwendige Anlegen neuer Benutzerstrukturen im DMS

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