6. Mai 2021

Digitalisierung des Dokumentenmanagements im Bereich Food & Beverage

Unternehmen im Bereich Food & Beverage stehen vor der Herausforderung, ein besonders hohes Aufkommen an Dokumenten handhaben zu müssen. Die Dokumente stammen aus unterschiedlichen Quellen und gehen von Lieferscheinen, über Lebensmitteldokumentationen bis hin zu Dokumenten für das Qualitätsmanagement.

Der Unterschied zu anderen Handelsbranchen besteht vor allem im hohen Dokumentationsaufwand. Zum einen wird für Normen wie ISO 9001 und ISO 22000 ein Qualitätsmanagement System gefordert. Zum anderen müssen HACCP-Pläne, Analysezertifikate und Informationen für Prüf- und Gütesiegel (z.B. IFS) dokumentiert werden. Internationale Lieferketten bringen oftmals ebenfalls ein hohes Dokumentenaufkommen mit sich.

Um die Ansprüche an das Qualitätsmanagement, die qualitätsbezogene Dokumentation der Lebensmittelsicherheit und die unternehmensinterne Compliance zu erfüllen, bieten wir Ihnen Unterstützung durch digitales Dokumentenmanagement. Von der automatisierten Erfassung von Dokumenten, über die strukturierte Verwaltung von Informationen und Document Lifecycle Management, bis hin zur revisionssicheren Archivierung – wir haben für Sie eine umfassende Digitalisierungs-Lösung zusammengestellt.

Die Vorteile von digitalem Dokumentenmanagement für Food & Beverage

  • Digitalisierung von Lieferketten
  • Einfache, lückenlose Dokumentation
  • Digitale Prozesse: Papierloses Qualitätsmanagement
  • Versionierung: Aktuelle Dokumentenversionen auf einen Blick
  • Revisionssichere Archivierung: Unterstützung der Rechtssicherheit
  • Berechtigung: Zugriff auf Dokumente nur durch vorgesehene Nutzer
  • Digitale Daten: Webapplikation ermöglicht weltweite Nutzung ohne Softwareinstallation

In welchen Prozessen ein digitales DMS Food & Beverage unterstützt

Digitale Lieferkette

Alle Dokumente der Lieferketten – von Lieferantenbewertung, über Verträge und Lieferscheine, bis zu Rechnungen – werden digitalisiert. Durch das digitale Dokumentenmanagement sparen Sie Zeit und reduzieren die Fehleranfälligkeit. Alle Schritte sind nachvollziehbar und transparent. Die Dokumentenverwaltung unterstütz bei der strukturierten Ablage. Dies fördert sowohl die Compliance als auch das Vertrauen in bestehende Geschäftsbeziehungen.

Elektronisches QM Handbuch

Das QM Handbuch ist die Basis für das zertifizierte Qualitätsmanagement. Um alle relevanten Dokumente im Blick zu haben, bietet das DMS die nötigen Strukturen. Somit unterstützt es die Anwender, wenn es darum geht das QM auf dem neuesten Stand zu halten. Dabei ist das DMS unabhängig von den spezifischen von Normen und kann für nahezu jeden Anwendungsfall verwendet werden

Dokumenten Workflow

Ein transparenter Workflow vereinfacht die Dokumentenlenkung, die für alle Dokumente gültig ist. Das heißt, jeder Bearbeitungsschritt (Erstellung, Bearbeitung, Prüfung, Freigabe) muss nachvollziehbar dokumentiert werden um einer Prüfung Stand zu halten. Durch den Workflow wird zudem die Collaboration im Team gefördert und keine ausstehende Aufgabe wird aus den Augen verloren.

Zentrale Datenhaltung

Durch die zentrale Datenhaltung wird die Revisionssicherheit erleichtert. Die Vielzahl an Dokumenten aus Qualitätsmanagementsystem, Lieferkette sowie Produkt- und Lebensmitteldokumentation kommen oft aus unterschiedlichen Quellen und weisen ebenfalls unterschiedliche Formate auf. Durch die zentrale Datenhaltung in einem DMS wird sichergestellt, dass alle Dokumente manipulationssicher archiviert werden.

Features des Dokumentenmanagements mit softgate-archiv

  • Versionsmanagement: verschiedene Versionen dokumentieren
  • Zugriffsberechtigung: Starkes Rechtemanagement für eine sichere Dokumentation
  • Logging: Darstellen von Zugriffen
  • Lifecycle Management: Automatisiertes Abbilden von Aufbewahrungs- oder Löschpflichten
  • Revisionsscherheit: Prozessunterstützung für die revisionssichere Archivierung
  • Storagemanagement für IT-Administrative: Alle Speichermedien und darauf befindenden Daten im Blick
  • Windows Account Anmeldung: Nutzung einer bestehenden Active Directory Struktur
  • Skalierbarkeit: softgate-archiv wächst mit Ihren Anforderungen, sowohl funktional (Link zu allen Modulen), als auch quantitativ
  • Webservices: Moderne Schnittstellenarchitektur erleichtert die Anbindung von softgate-archiv an die Systemlandschaft
  • Reporting: Ereignisdokumentation auf Knopfdruck
  • Webbasiertes DMS: Keine Installation auf Clientseite, sichere Nutzung via Webbrowser

Case Study

Case Study Food and BeverageEin deutscher Getränkehersteller mit über 700 Mitarbeitern stand vor der Herausforderung, die digitale Transformation erfolgreich zu bewältigen. Hierzu musste die Lieferkette und weitere geschäftsrelevanten Dokumente digitalisiert werden. Durch Einsatz unserer Lösung wurde das Projekt erfolgreich umgesetzt.

Projekthighlights:

  • Automatisiertes Digitalisieren und Verarbeiten von 12 Mio. Lieferscheinen, Rechnungen etc.
  • Indexierung von 200 Mio. Daten für die weitere Bearbeitung
  • Lifecycle Management für automatisierte Dokumentenfristen
  • Integration von Microsoft Office und führenden Systemen
  • Revisionssichere Archivierung

Benefit:

  • Schnelle Bearbeitung durch digitale Prozesse
  • Steigerung der Zufriedenheit von Geschäftspartnern und Kunden
  • Senken der Bearbeitungskosten

Sie sind an unserer Lösung für das Qualitätsmanagement interessiert oder haben Fragen?

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