29. Januar 2021

Digital Mailroom – Ihr Tool für ein umfassend automatisiertes Dokumenten-Management

Mit dem Digital Mailroom gewinnen Sie:


Vorteile

Ein Büro mit einem digitalen und effektiv automatisierten Dokumenten-Management ist ein Büro mit Zukunft. Eine digitale Poststelle, durch die relevante Daten und Dokumente schnell gefunden und verwendet werden können, ist auf dem Weg dahin von hoher Priorität.

Unser Digital Mailroom spart Ihnen nicht nur Geld und optimiert die Bearbeitungszeiten deutlich, sondern fördert auch Ihre Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit. Trotz erhöhtem Durchsatz durch die Automatisierung bleibt ausreichend Zeit für die Bearbeitung der wichtigen Fälle und Arbeitsbereiche.

So funktioniert der Digital Mailroom

Daten sind das Lebenselixier von Unternehmen.

Die Kunst ist es, einen Weg zu finden, die relevanten und interessanten Informationen aus dem konstanten Datenfluss zu extrahieren, zu lenken und zielführend zu nutzen. Diese Prozesse können im Unternehmen durch den Digital Mailroom automatisiert werden. Anders als die meisten Tools bearbeitet die KOFAX-Lösung hierbei den kompletten Dokumenten-Management-Prozess.

Dokumenten-Management-Prozess

  • Daten von verschiedenen Absendern finden über unterschiedliche Kanäle ihren Weg in das Unternehmen.
  • Der Digital Mailroom klassifiziert Vorgänge aus E-Mails, Dokumenten, etc. gemäß den fachlichen Anforderungen, extrahiert alle relevanten Daten und gibt Auskunft, welche Dokumente z. B. unvollständig sind.
  • Die aufbereiteten Informationen werden den Arbeitsprozessen zugeordnet und stellen die Basis für eine automatisierte Weiterverarbeitung dar.

Um den regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden, ist es zu jeder Zeit möglich, die Informationen zu überprüfen und manuell anzupassen.

Die Vorteile im Überblick

  • Informationen in Echtzeit
    Die automatisierte Datenextraktion und Aufbereitung liefert Echtzeitinformationen, welche die Entscheidungsfindung erleichtern. Es wird der Durchsatz erhöht, die Ertragslage verbessert und die Profitabilität gesteigert.
  • Effizienter, webbasierter Workflow
    Das Workflow-Modul gewährleistet die standardisierte Verteilung von Informationen und Dokumenten, unabhängig von ihrer Quelle oder dem Datenformat, einfach im Webbrowser.
  • Mehr Transparenz und Überblick
    Mit dem Digital Mailroom lassen sich interne Kontrollen, Transparenz und eindeutige Verantwortlichkeiten einfach realisieren sowie gesetzliche Bestimmungen einhalten.
  • Erhöhung der Kundenzufriedenheit
    Durch eine erhebliche Verkürzung der Reaktionszeiten bleibt Ihren Mitarbeitern mehr Zeit für die persönliche Kundenbetreuung – so verbessert der Digital Mailroom Ihren Kundenservice nachhaltig.
  • Sichert Compliance
    Ab dem Moment, in dem ein Dokument in die Organisation eintritt, entsteht durch die Automatisierung eine Spur; dies hilft Ihnen, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.

Was Sie noch interessieren könnte

Der Digital Mailroom ist Bestandteil eines umfangreichen Büro-Automatisierungskonzepts von Kofax, der Intelligent Automation Platform, deren Bestandteile individuell implementiert werden können.

Kofax Intelligent Automation ist eine Softwareplattform, die informationsintensive Abläufe durchgängig transformiert – ideal für Manager und IT-Führungskräfte, die künstliche Intelligenz (KI), Robotic Process Automation (RPA) und andere digitale Technologien zur Verbesserung der Kapazität und Performance ihrer Abläufe einsetzen müssen. Sie optimiert die Abläufe, reduziert manuelle Arbeiten und Fehler, minimiert die Kosten und gewährleistet die Compliance. Außerdem ermöglicht sie Unternehmen, die Kundenansprache zu verbessern, und eröffnet ihnen neue Chancen.

Hier mehr zur Kofax Intelligent Automation Platform.

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