4. Dezember 2017

BayWa AG digitalisiert mit Kofax-Technologie

BayWa AG digitalisiert mit Kofax-Technologie über 200.000 Lieferscheine pro Monat

Der Baustoff-Sektor ist ein hart umkämpftes Marktsegment. Anbieter müssen hier so effizient wie möglich agieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dies betrifft unter anderem auch die zugrundeliegende IT. Für mehr Profitabilität, besseren Kundenservice und höhere Wettbewerbsfähigkeit ist eine permanente Prozessoptimierung nötig. Als Beispiel dient hier die Lieferscheinablage und -verfügbarkeit im Bausektor der BayWa. In der Vergangenheit wurden hier lediglich Papierdokumente bewegt, deren Verarbeitung, Archivierung und vor allem Auffindbarkeit zeitund kostenintensiv war. Sowohl die interne Buchhaltung als auch die Endkunden wollen aber heute binnen Sekunden wissen, wann wer welche Waren wo abgeholt hat.

Herausforderung:

Jeden Monat fallen in der Baustoffsparte der BayWa mehr als 200.000 Lieferscheine mit bis zu 500.000 Seiten an. Die Nachweise fallen in der Baustoffsparte an der Warenausgabe bzw. Kasse, aber auch unterwegs an, wenn LKW-Fahrer Ware an einen Kunden ausliefern. Die Lieferscheine sind der Beleg dafür, dass ein Handwerker, Bauunternehmen oder auch Privatkunde die Ware ordnungsgemäß erhalten hat. Lieferungen werden mit Unterschrift quittiert, Fehlmengen oder Reklamationen werden oft handschriftlich vermerkt. Ein Lieferschein stellt daher für Buchhaltung und Fakturierung ein wichtiges Dokument dar. Auf das muß man möglichst schnell und bequem zugreifen können. Das Volumen der Lieferscheine war für die BayWa eine stetige Herausforderung. Bis 2010 waren die Lieferscheine nicht in den digitalen Workflow integriert, sie lagen lediglich als Papierdokument in den Kundenakten. Das verursachte lange Antwortzeiten und hohe Archivierungskosten. Ein Zugriff von außerhalb der Zentrale war nicht möglich, was häufig zu zeitraubender Korrespondenz zwischen Buchhaltung und Niederlassungen führte. Hinzu kamen die typischen Herausforderungen bei der Verarbeitung von Papier: Lieferscheine waren unlesbar oder lagen nicht in den entsprechenden Akten und waren somit nicht adäquat verwendbar. Daher beschlossen die Bereichsverantwortlichen Mitte 2010, zukünftig alle Lieferscheine professionell zu scannen und dann als digitales Dokument innerhalb von SAP verfügbar zu machen. Als Lösungspartner wurde die RI-Solution GmbH hinzugezogen.Verantwortlich für die Digitalisierung des Lieferscheinprozesses ist Matthias Arth, Leiter Daten- und Information Lifecycle bei der RI-Solution. Mit seinem vierköpfigen Team deckt er von München aus Themen wie Archivierung, Lifecycle, Scanning und Capturing ab.

Lösung:

„Im ersten Schritt haben wir uns mit der BayWa an die Erstellung eines Pflichtenheftes begeben. Als primäres Ziel kristallisierte sich dabei die Digitalisierung der Lieferscheine mittels automatisiertem Scannen und Übergabe der Dokumente an SAP heraus“, so Matthias Arth. „Damit sollten alle Schwierigkeiten, die bisher beim papierbasierten Prozess existierten, behoben werden.“ Im nächsten Schritt analysierte RI-Solution die auf dem Markt verfügbaren Lösungen. Auf die anschließende Ausschreibung bewarb sich unter anderem auch der Hardwareanbieter Konica Minolta gemeinsam mit dem Kofax-Partner softgate. Die Kombination aus Multifunktionsdruckern von Konica Minolta und dem Kofax Front Office Server erhielt schließlich den Zuschlag für die Durchführung eines Pilotprojektes, das bis Ende 2010 installiert und analysiert werden sollte. „Der Pilot verlief so erfolgreich, dass der Zuschlag für die unternehmensweite Einführung der Kofax-Technologie erheblich schneller als angedacht erfolgte“, erinnert sich Matthias Arth. „Konica Minolta hat bei der Gerätespezifizierung besonders das geforderte Scanvolumen in den Vordergrund gestellt, da das geplante Druckvolumen sehr gering ist.“Für das Scannen wurden von softgate vier verschiedene Typen der Modellreihe Konica-Minolta Bizhub in über 100 Niederlassungen installiert. Mit dem Kofax Front Office Server lassen sich Geschäftsprozesse direkt über die angeschlossenen Geräte auslösen. Mitarbeiter können vor Ort Belege voll automatisch erfassen, indem sie einfach die Lieferscheine in das Gerät einlegen und auf einen Button mit der Bezeichnung „Kofax“ auf der Bedieneroberfläche des Displays drücken. Im Münchner Rechenzentrum der BayWa erfolgt dann die weitere Bearbeitung. Zuerst holt Kofax Capture aus der FTP-Inbox die Dokumente ab und der Kofax Capture Batch Manager trennt die einzelnen Scans voneinander. Im Anschluss daran sorgt Kofax Capture dafür, dass alle zu einem Lieferschein gehörenden Seiten in ein PDF umgewandelt werden. Die eindeutige Zuordnung der einzelnen Lieferscheine zu einem Kauf und Kunden erfolgt durch einen Barcode, den jeder Lieferschein vom SAPSystem erhält. Ist das PDF-Dokument fertig, stößt der Kofax Front Office Server die weitere Verarbeitung an und sorgt für die Übergabe der PDFs an die OpenText DokuPipeline, die diese dann ins unternehmensweite OpenText-Archiv schiebt und eine entsprechende Verknüpfung im SAP-System erzeugt. Damit liegt der Lieferschein innerhalb der digitalen Auftragsakte in SAP vor. Jeder Sachbearbeiter hat binnen Sekunden alle Dokumente im Blick und kann nachsehen, wann was geliefert wurde. Für eine hohe Qualität der Scans sorgt in dem Prozess Kofax Virtual Rescan (VRS). Sollte trotz allem ein Scan nicht lesbar sein, weil beispielsweise der Lieferschein zu stark verschmutzt oder geknickt ist, wird automatisch eine E-Mail an den jeweils zuständigen Sparten-Mitarbeiter bei der BayWa verschickt, der sich dann um die Bearbeitung und Ablage im SAP-System kümmert. Die Fehlerquote ist mit Kofax VRS aber äußerst gering.

Vorteile:

Mit dem Ausrollen der Kofax-Lösung wurde Mitte 2011 begonnen, bereits Ende des Jahres war die Implementierung abgeschlossen. Aktuell sind bundesweit über 120 Scan-Einheiten installiert und nutzen die Kofax-Capture-Software. Ein wesentlicher Grund für den schnellen Rollout war die intelligente und einfache Einrichtung der Multifunktionsgeräte: Jedes Konica-Minolta Gerät verfügt über eine API, die als Schnittstelle zu Kofax dient. Wird ein neues Gerät irgendwo in Deutschland installiert, muss der IT-Mitarbeiter vor Ort es lediglich ans Netzwerk anschließen, diesem eine IP-Adresse zuweisen und es dann per Ticket-System an die zentrale IT melden. „Die Geräte installieren sich so gut wie von selbst“, freut sich Matthias Arth. „Auch heute noch kommen ständig neue Scanner hinzu. Für uns ist es ein riesiger Vorteil, dass wir nicht vor Ort sein müssen, sondern dank der intelligenten Kofax-Software alles remote erledigen können.“ Die Gesamtlösung und die Umsetzung durch softgate haben alle Beteiligten überzeugt – sowohl bei der BayWa als auch beim IT-Partner RI-Solution. „Das gesamte Projekt war sehr pflegeleicht, die Kofax-Software zeichnet sich durch hohe Benutzerfreundlichkeit aus und große Probleme oder gar Abstürze hatten wir bis heute nicht zu verzeichnen“, so das Resümee von Matthias Arth. „Insgesamt sind wir mit der Lösung sehr zufrieden, da alle Zielvorgaben erreicht wurden. Ausgezahlt hat sich auch die Wahl von Konica-Minolta und Kofax, die als Team gut harmonieren.“Das Projekt hat auch innerhalb des BayWa-Konzerns für Aufsehen gesorgt. Auf einem spartenübergreifenden KeyUser-Meeting wurde das Kofax-Projekt ausführlich vorgestellt. Seitdem haben auch andere Sparten der BayWa ihr Interesse daran geäußert, Dokumente mit Kofax zu digitalisieren. Matthias Arth ist sich sicher: „Über kurz oder lang wird bestimmt noch die eine oder andere auf Kofax basierende Lösung im BayWa-Konzern hinzukommen. Die Vorteile liegen auf der Hand und die RI-Solution verfügt mittlerweile über das entsprechende Know-how rund um Kofax.“

„Das gesamte Projekt war sehr pflegeleicht, die Kofax-Software zeichnet sich durch hohe Benutzerfreundlichkeit aus. Insgesamt sind wir mit der Lösung sehr zufrieden, da alle Zielvorgaben erreicht wurden“

Matthias Arth
Leiter Daten- und Information Lifecycle, RI-Solution GmbH

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