4. Dezember 2017

Automatisierte Dokumentenerfassung und -Archivierung für einen effizienteren Laboralltag

Scannen der Eingangsdokumente, automatisierte Verteilung und revisionssichere Archivierung.
Das Institut Dr. Erdmann arbeitet täglich mit einer großen Anzahl an Papierdokumenten. Diese setzen sich aus eingehender Post sowie intern erstellten Laboraufträgen und anderen Unterlagen zusammen. Um im Zeitalter der Digitalisierung auf die altmodische Papierakte zu verzichten, hat sich das Institut dazu entschieden, den täglichen Arbeitsablauf bei der Handhabung von Papierdokumenten zu automatisieren und dadurch zu optimieren.
Bisher wurden alle Daten aus den eingehenden Kundenaufträgen manuell in das Laborinformationssystem (LIMS) eingetragen. Die auf die Laboruntersuchungen folgenden Ergebnisse, Dokumentationen und Produktfotos wurden ausgedruckt, in Aktenordern abgeheftet und archiviert. Diese Arbeitsweise war enorm zeitintensiv und verschlang zusätzlich Platz für die Aufbewahrung der Aktenordner.Ziel war es folglich, sich von Papierdokumenten soweit wie möglich zu trennen. Für die Umsetzung wurde eine Erfassungslösung bestehend aus Scanner und Erfassungssoftware gesucht, sowie ein Dokumenten-Management-System, das komfortable Möglichkeiten zur Ablage und Recherche der digitalen Dokumente bietet. Anfang 2009 entschied man sich für eine innovative Lösung, bestehend aus softgate-archiv und Kofax Capture.
Eingehende Kundenaufträge werden nach der Erfassung im LIMS eingescannt. Aus den so erzeugten digitalen Dokumenten werden wichtige Informationen mit Kofax Capture automatisiert ausgelesen und in die Archivdatenbank eingespeist. Durch ein aus dem LIMS generiertes Barcodetrennblatt werden alle zu einem Kundenauftrag gehörenden Dokumente als zusammenhängende Datei identifiziert. Aus dem Barcode wird außerdem eine Kunden-ID ausgelesen, wodurch alle Aufträge dem entsprechenden Kunden zugeordnet werden können. Die abgeschlossenen Laboraufträge werden inklusive aller für die Untersuchung und Dokumentation relevanten Unterlagen eingescannt. Als Trennblatt dient hier die erste Seite des Laborauftrages, die mit einem Barcode versehen ist, aus dem die eindeutige Tagebuchnummer des Laborauftrages hervorgeht. Über die Verknüpfung zur LIMS-Datenbank werden somit zusätzliche Information wie Kunde, Datum des Probeneingangs oder Probenbezeichnung ausgelesen und für die Archiv-Datenbank zur Verfügung gestellt. Somit ist die Suche nach den im Institut bekannten Informationen schnell und unkompliziert. Anschließend werden alle digitalisierten Dokumente über eine von softgate entwickelte Schnittstelle in softgate-archiv übertragen und revisionssicher abgelegt. Zusätzliche werden die übergebenen Objekte verschlagwortet und für die Volltextsuche indiziert. Daraus ergibt sich eine deutliche Zeitersparnis bei der späteren Suche und weiteren Verwendung. Auf die alten Papierordner kann somit komplett verzichtet werden.

„Das System arbeitet sicher, schnell und zuverlässig und sollte doch mal etwas haken, unterstützt uns softgate umgehend. Besonders hervorzuheben ist hier auch die Freundlichkeit und Kompetenz der Mitarbeiter von softgate.“

Jan Vahlpagel
Abteilungsleitung EDV, Institut Dr. Erdmann GmbH

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