4. Dezember 2017

Automatisierte Dokumentenerfassung im Einsatz bei Max Bögl

Einsatzgebiet:
Automatisierte Erfassung und Verteilung des Posteingangs in der Zentrale und auf den vielen Baustellen

  • Kofax Capture Enterprise (KC)
  • Kofax Front Office Server
  • Professionelle Scanner von Canon und Fujitsu
  • Multifunktionsgeräte (z.B. von Xerox)

Herausforderung:

Als eines der größten Bauunternehmen Europas, mit durchschnittlich über 100 Baustellen zur gleichen Zeit, gehen bei Max Bögl täglich hunderte von Papierdokumenten ein. Diese Dokumente sind zum einen personalspezifische Unterlagen, die in der Zentrale in Sengenthal verarbeitet werden, und zum anderen vielfältige Dokumente des Arbeitsalltags, wie z.B. Rechnungen, Protokolle, Quittungen auf den vielen Baustellen vor Ort. Die vorhandene Scanlösung wurde den wachsenden Anforderungen nicht mehr gerecht und musste deshalb abgelöst werden.

Vision:

Um eine Optimierung der Arbeitsabläufe zu erreichen, wurde die Anschaffung von entsprechender Soft- und Hardware geplant. Die Anforderungen waren klar: Sämtliche anfallende Papierdokumente in jeglicher Form, Größe und Farbe sollten automatisiert erfasst und schnell und einfach an das Dokumentenmanagementsystem (DMS) Oracle Content Services für die Weiterverarbeitung übergeben werden.

Lösung:

Um die Papierflut in den Griff zu bekommen, wurde die Erfassungslösung Kofax Capture ausgewählt. Nachdem die Software im Rahmen einer Teststellung geprüft und für gut befunden wurde, fiel Mitte 2008 die Entscheidung, Kofax Capture und entsprechende Scanner durch den Kofax Platin Partner softgate gmbh installieren zu lassen. Neben der Zentrale in Sengenthal wurde auch der externe Standort Mühlhausen an die Lösung angebunden. Auf den verschiedenen Baustellen sind Multifunktionsgeräte im Einsatz, die über einen ThinClient ebenfalls mit der Zentrale vernetzt sind.

Das Arbeiten mit KC in der Zentrale
Im ersten Schritt werden die Papierdokumente in der Verwaltung eingescannt. Für die automatisierte Verschlagwortung und Verteilung der digitalisierten Doku- mente sorgt anschließend die Software Kofax Capture. Um einen optimierten Arbeitsworkflow zu schaffen, wurde speziell für das Personalwesen ein Tool entwickelt, um in SAP für ein Dokument angelegte Metadaten direkt mit zu exportieren und diese somit verfügbar zu machen. Ziel des Tools: Alle Dokumente in SAP besser zuzuordnen. Während des Scanvorgangs und der Validierung der Dokumente findet zudem ein Datenbankzugriff statt, um bereits vorhandene SAP und DMS Kriterien auf den einzelnen Dokumenten als Metadaten speichern zu können. Für die Bildoptimierung sorgt die Software Kofax VirtualReScan. Die Sachbearbeiter bei Max Bögl sind es außerdem gewohnt, Dokumente direkt mit der Tastatur zu bearbeiten. Diese Arbeitsweise wurde mit einer speziell hierfür von softgate entwickelten Zusatzfunktion zu dem Kofax Scanmodul ermöglicht.

Das Arbeiten mit KC auf der Baustelle
Im laufenden Baustellenalltag stapeln sich schnell eine Vielzahl von anfallenden Papierdokumenten, wie Rechnungen und Lieferscheine. Um Rechnungen zeitnah begleichen zu können und sämtliche Dokumente schnellstmöglich bearbeiten und ad acta legen zu können, werden diese noch vor Ort mit einem Multifunktionsgerät (z.B. von Xerox) gescannt und an das DMS weitergeleitet. Durch die Implementierung von speziellen Funktionen am Bedienpanel des Multifunktionsgerätes wird es möglich, Dokumente jeglicher Form und Beschaffenheit direkt in Kofax Capture zu übergeben. Über die Weboberfläche des Kofax Front Office Servers können diese dann nochmals überarbeitet und in den Kofax Capture Workflow übergeben werden. Somit gelangen die digitalen Informationen von Baustellen auf der ganz en Welt schneller zur Bearbeitung in die Zentrale nach Sengenthal und der postalische Weg wird eingespart.

Erweiterung:

Seit Beginn der Erfassungslösung im Jahr 2008 als Kofax Capture 8 Enterprise in Betrieb genommen wurde, wird die Lösung kontinuierlich erweitert. Die Enterprise-Version ermöglicht Max Bögl die Verwendung der eigenen Oracle Datenbank für alle digitalen Dokumente. Vielfältige Erweiterungen (z.B. ein Textexportscript) und Anpassungen an spezielle Anforderungen wurden von softgate zusätzlich entwickelt. 2009 gab es in der Zentrale für das Personalwesen die Erweiterung um das Tool für Metadatenexport aus SAP. Um die Funktionalität des Kofax Front Office Server mit in das System aufzunehmen wurde 2010 ein Upgrade von Kofax Capture 8 zu Version 9 durchgeführt. Aktuell verarbeitet Max Bögl ein Gesamtvolumen von 450.000 Seiten pro Jahr.

„Mit softgate haben wir einen starken Partner für die Umsetzung unserer Anforderungen im Bereich Kofax gefunden. Für die verwendeten Kofax Standard Komponenten hat softgate vielfältige Erweiterungen speziell für uns entwickelt. Bei Problemen können wir uns darauf verlassen, dass softgate schnellen und kompetenten Support leistet.“

„Wir benötigten eine Scanumgebung, die zentral verwaltet werden kann und dennoch flexibel genug ist, um unsere stetig wachsenden Anforderungen mit den zur Verfügung stehenden Funktionen abzudecken. Genau diese Möglichkeiten bieten die Softwarekomponenten von Kofax.“

Andreas Zeitler
Max Bögl GmbH, EDV-Abteilung

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