29. Januar 2021

Automatische Vertragserstellung mit der KOFAX „Intelligent Automation Platform“

Vertragserstellung

Das verstärkte Arbeiten aus dem Homeoffice hat allen vor Augen geführt, wie viel die Digitalisierung von Prozessen tatsächlich wert ist. Interne Genehmigungsprozesse und Vertragsabschlüsse kommen zum Stagnieren und das rechtskräftige* Unterschreiben von Verträgen ist kaum mehr möglich, wenn die Büros geschlossen sind und die Beschäftigten im Homeoffice arbeiten.

Die Automatisierung der Vertragserstellung ist ein umfangreicher Prozess, der jedoch mehr Potenzial birgt, als sich viele vorstellen können. Die „Intelligent Automation Platform“ von KOFAX beinhaltet die Softwarelösungen, um von der Verhandlung über die Entwürfe bis hin zum erfolgreichen Vertragsabschluss mit rechtskräftiger* Unterschrift den Prozess zu digitalisieren und Ihr Vertragsmanagement zu automatisieren.

Digitalisierung und Automatisierung der Vertragserstellung

prozess

Informationsbasis schaffen

Informationsbasis schaffenDaten von verschiedenen Absendern finden über unterschiedliche Kanäle ihren Weg in das Unternehmen.

Inhalte werden klassifiziert, Vorgänge aus E-Mails, Dokumenten, etc. gemäß den fachlichen Anforderungen extrahiert und kategorisiert.
Die aufbereiteten Informationen werden den Vertragserstellungsprozessen und involvierten Mitarbeitenden zugeordnet und bilden mit den Templates aus dem Communications Management (der im Folgenden noch vorgestellt wird) die Basis für die Vertragserstellung.

Kollaborative Vertragserstellung

Kollaborative VertragserstellungDas Customer Communications Management (CCM) der „Intelligent Automation Platform“ von KOFAX ermöglicht eine erleichterte Kunden-Kommunikation und somit die Vertragserstellung.

Mit unserer Plattform, die Dokumentenerstellung und Ausgabemanagement vereint, ermöglicht Ihnen der Communications Manager™ eine bessere Interaktion mit Ihren Vertragspartnern. Das einfach zu integrierende Softwareprodukt verleiht Ihren Geschäftsbereichsleitern die Kontrolle über ihre Korrespondenz.

Generieren Sie Mitteilungen automatisch oder durch einen interaktiven Prozess, um vollständige, korrekte und zeitnahe Informationen bereitzustellen, auf die sich Ihre Vertragspartner verlassen können; und zwar in dem von ihnen bevorzugten Format und Kanal.

Mit der Template-Engine der Software, die automatisch strukturierte Inhalte aus verschiedenen Quellen kombiniert und in maßgeschneiderte Dokumente umwandelt, kann Ihr Unternehmen von “personalisierter” zu “persönlicher” Kommunikation übergehen.

Die Plattform erstellt und verwaltet also Ihre maßgeschneiderte, intelligente Kommunikation. Sie sammelt Daten aus verschiedenen Quellen und verbessert so ihre Geschäftsprozesse.

Verträge digital unterschreiben

Verträge digital unterschreiben
Bei einem erfolgreichen Vertragsabschluss darf natürlich die Unterschrift nicht fehlen. Ohne digitale Signatur bleibt Ihnen meist nur der Postweg, der einen Vertragsabschluss unnötig verzögert.

KOFAX SignDoc ermöglicht Ihnen eine sichere und bequeme digitale Unterschrift, die unter Einhaltung der individuellen Vorgaben rechtskräftig* ist.

Durch die Integration von Software für elektronische Signaturen in Ihre bestehenden Kernsysteme gewinnen Sie Einblicke aus detaillierten Berichten und können Transaktionen überwachen.

Bieten Sie Ihren Vertragspartnern die Möglichkeit, den Kommunikationskanal ihrer Wahl zu nutzen und auf jedem beliebigen Gerät zu unterzeichnen – überall und jederzeit.

Verträge archivieren

Verträge archivieren
Wichtige Unterlagen revisionssicher speichern mit softgate-archiv.

softgate-archiv ist ein Dokumenten-Management-System aus eigener Entwicklung und bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten, Ihre Büroorganisation effizienter zu gestalten.

Hier mehr.

Vorteile der automatisierten Vertragserstellung

  • Erstellen und Verwalten von maßgeschneiderter Kommunikation mit einer einzigen Plattform, die Daten aus verschiedenen Quellen sammelt und so Ihre Geschäftsprozesse verbessert, Zeit spart und die betriebliche Effizienz erhöht.
  • Rechtzeitige* Bereitstellung von Informationen durch automatische Dokumentenerstellung.
  • Geringere Betriebskosten durch papierlose Prozesse.
  • Schnelle Abschlüsse, durch das digitale Erstellen, Senden, Verfolgen und Signieren von Dokumenten und Formularen.
  • Kein unübersichtliches E-Mail- und Dokumenten-Chaos.
  • Klare Zuständigkeiten.

* Die Rechtskraft der Unterschrift ist nicht in allen Fällen alleine durch das Softwareprodukt gewährleistet, es müssen dafür weitere Umstände geklärt werden. Informationen finden Sie hier.

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