Über den DB-Link machen Sie Informationen aus beliebigen anderen JDBC-Datenbanken für softgate-archiv verfügbar. Für die Indizierung können so z.B. direkt Infomrationen aus Ihrer Unternehmensdatenbank verwendet werden. softgate-archiv speichert dabei nur den ID-Wert der Fremddatenbank und vermeidet so den Aufwand einer doppelten Datenpflege bzw. einer redunadanten Speicherung.

In nahezu jedem Unternehmen werden Datenbanksysteme für die Verwaltung von wichtigen Unternehmensdaten, wie z.B. Kundenstammdaten, Produktionsinformationen oder Rechnungsdaten verwendet. Bei der elektronischen Archivierung von Papierdokumenten werden häufig bereits in solchen Systemen vorhandene Informationen erneut als Indizierung gespeichert oder niochmals manuell mit viel Zeitaufwand eingegeben.

Bei der Pflege der Unternehmensdaten wirken sich eventuelle Änderungen und Korrekturen nicht auf die zur Indizierung verwendeten Daten im Archivsystem aus. Eine effiziente und erfolgreiche Recherche ist dann nicht mehr gegeben.

Die DB-Link Funktionalität von sotfgate-archiv ermöglicht es, beliebigen Identifikationsschlüsseln Fremdwerte zuzuordnen. Diese Fremdwerte können aus einer beliebigen JDBC/ODBC-fähigen Datenbank stammen. Über eine frei definierbare SQL-Abfrage bestimmen Sie die Daten, die bei der Indizierung von Dokumenten für den Anwender zu Auswahl stehen. Eine komfortable Schnellnaviagtion ermöglicht eine zügige Arbeit, auch mit einer größeren Anzahl von Datensätzen.

softgate-archiv speichert bei solchen Schlüsselfeldern lediglich die ID des Wertes, Änderungen an der Fremddatenbank wirken sich somit auch im DMS aus und Dokumente werden z.B. auch bei der Suche nach dem neuen, geänderten Firmennamen eines unbenannten Unternehmens gefunden.